Coordinación:

• Para coordinar la gestión del hackmeeting se usan principalmente tres herramientas telemáticas:
  • La lista de correo: Funciona como una conversación pública en la que cualquier persona inscrita en la lista puede participar.
  • El wiki: Esta web que estas leiéndo ahora mismo es una wiki. Es una página web en la que cualquier persona puede editar su contenido.
  • El IRC: Una sala de chat (canal #hackmeeting del servidor irc.freenode.net) en la que nos encontramos diariamente y en la que llevamos a cabo reuniones esporádicas para coordinarnos.
  • Votaciones: Excepcionalmente se recure a elecciones por votación, cuando el proceso de consenso excede los plazos previstos y es necesaria una determinación.
• Cómo se relacionan el wiki, la lista y el IRC:
  • La lista es la assamblea en sí, es donde se toman decisiones ya que tiene la estructura de una conversación en la que todas estamos informadas y podemos participar.
  • El wiki sirve más para ir documentando y ordenando esas decisiones y para coordinar cosas como el material, el programa o escribir textos (como el manifiesto) de forma participativa.
  • El IRC es usado para encontrarnos cotidianamente, y cuando se acercan las fechas, se convocan reuniones para coordinar cuestiones de indole más urgente o que requiera la coordinación a tiempo real; pero no se toman decisiones al margen de la asamblea, sino que es para organizarse y repartir tareas.

Difusión:

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Procesos previos:

• En el mismo Hackmeeting ya se empieza a hablar de posibles localizaciones para el año siguiente, pero es a través de la lista que, en el mejor de los casos, se van presentando posibles localizaciones. El criterio para decantarnos hacia una u otra localización depende de diversos factores, que podrían resumirse con la relación de los dos siguientes:
  • Infraestructura
  • Ganas
• Una vez discutido en la lista y decidida la ubicación del próximo Hackmeeting, empieza la fiesta. El trabajo previo al hackmeeting es fundamental para que una vez allí todo salga bien.
• El grupo local, que suele coincidir con el colectivo que gestiona el espacio, más otros colectivos cercanos, se reúne periódicamente para ir resolviendo los problemas de logística: buscar mesas, colchones, sillas, cable, acondicionar el recinto, etc; en comunicación con la lista y usando la wiki paralelamente.
• Paralelamente tambien, en la lista y en la wiki se van coordinando los siguiente puntos:
  • Grupos de trabajo: Según se acerca el hackmeeting tienen que ir formándose los grupos de trabajo que realicen tareas específicas durante el hackmeeting. Sin embargo, los integrantes de cada grupo lógicamente necesitan empezar a coordinarse entre sí antes del Hackmeeting, para que una vez en el encuentro esté todo lo necesario dispuesto.
  • Tema, Lema y Manifiesto: El contexto local y global marcará ciertas preocupaciones prioritarias del hackmeeting (nuevas leyes, represión, proyectos nuevos, diversas amenazas y oportunidades). Estas preocupaciones y prioridades se reflejan en los temas que se tratarán preferentemente durante el hackmeeting, el lema y nombre de la edición del hackmeeting, el manifiesto y en el diseño gráfico que se usará para camisetas, posters, pegatinas y banners.
  • Diseño gráfico: Diseñar una estética para la web, los carteles, pegatinas, camisetas, etc. suele ser una tarea tediosa de consensuar. Pero igualmente creativa y divertida.
  • Difusión: Se trata de difundir la llamada a la participación, las fechas, el lugar y los temas de preocupación principal de la edición del hackmeeting, así como el programa cuando éste ya está hecho o contactar con los medios de comunicación y organizar una rueda de prensa.
  • Merchandising: para cubrir los gastos del hackmeeting se hacen camisetas para vender durante el encuentro, también se pueden hacer otras cosas como pegatinas, carteles, CDs, etc.
  • Programa y contenidos: un alias (cuenta de correo colectiva) recoge las propuestas de nodos que llegan a partir de la difusión del call4nodes. La gente apuntada en el alias junto a las gente que propone actividades, van rellenando en el wiki un programa provisional con horarios, etc.

Durante el hackmeeting

• Durante el hackmeeting (y en los días inmediatamente anteriores, cuando la gente va llegando) la herramienta principal de coordinación y organización son las asambleas presenciales: allí se ponen en común los problemas y tareas pendientes y se crean grupos de trabajo que las puedan ir resolviendo.

Espacios:

• El espacio del hackmeeting es el medio en el que se realiza. La distribución de espacios es una de las claves organizativas.

Infopoint

• El infopoint se situa en la entrada. Es un punto clave que asume diversas tareas:
  • Se coordinan en vivo las incidencias del hackmeeting (material, cambios del programa de última hora, etc.)
  • Se da la bienvenida a los recién llegados y se les explica cómo funciona el hackmeeting
  • Se almacena y gestiona el material necesario para coordinar/organizar el hm (cartelería, llaves, herramientas, etc.)
  • Se coordina el material para las charlas (proyectores, micros, etc.)
  • Se venden camisetas y se reparte material diverso (flyers, manuales, fotocopias, CDs, etc.)

Centro de Medios

• En el centro de medios se recoge toda la información que se genera durante el hackmeeting: grabaciones de las charlas y talleres, entrevistas, fotos, etc. Además el centro de medios acoge y coordina a los medios externos que se acercan al hackmeeting (periódicos, televisiones, radios, etc.). La gente del centro de medios se encarga de explicar a los periodistas cual es la política de privacidad (cómo grabar, a qué horas, etc.).
• Además el centro de medios se encarga de ir subiendo a internet el material que se recoge y de emitir por internet (streaming) las charlas.
• Manual/Howto de los ordenatas que graban el audio de las charlas

LAN: red local

• LAN significa Local Area Network: es un espacio grande, generalmente situado en la sala más grande o central del recinto en el que hay muchas mesas, sillas, hubs/switches, APs, y tomas de electricidad para que la gente monte sus ordenadores y se conecten.

Salas de charlas/talleres

Aquí se desarrollan los diferentes nodos o actividades del hackmeeting. El programa de charlas se gestiona desde el infopoint (en el que se actualizan los cambios de última hora en un cartel grande con el programa del wiki). Cada sala de charlas debería de contar (idealmente) con lo siguiente: Un cartel en la entrada con el nombre o ID de la charla; otro cartel en la entrada con el programa de los nodos que se van a realizar en esa sala; sillas para el público y una mesa para quien de la charla; proyector y pantalla; equipo de sonido (micro y altavoces); y un ordenador en red que grabe la charla y la envie al centro de medios.

Cacharreo

Este espacio está dedicado a cacharrear con las máquinas. El espacio del taller de hardware suele estar colindante a éste.

Cocina

• O bien cocinamos todas o bien suele haber un grupo local que cocina comida para todo el hackmeeting. Es importante ayudar en lo que se pueda y sobre todo limpiar lo que uno ha ensuciado y algo más.

CHILLOUT Area de descanso

• Es un espacio de relajación para descansar, generalmente con música de ambiente, cojines y colchones en el suelo, un espacio en el que desconectar.

Sala de fiesta

Dormitorio

• Se habilitan varias salas para ser usadas como dormitorio, generalmente con alfombras o moquetas. Cada uno ha de traer su esterilla y saco de dormir. Es importante respetar este lugar, no hacer ruido y despejarlo a tiempo si durante el día se usa también para alguna actividad.

Después del hackmeeting

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• Después del hackmeeting generalmente viene una etapa de bajón energético (el hackmeeting es muy muy intenso ;). Sin embargo es importante ir recuperándose y terminar bien el hackmeeting. Eso incluye:
  • Hacer una evaluación
  • Revisar las cuentas del hackmeeting
  • Postproducción
  • Documentar el material que se ha generado durante el hackmeeting y difundirlo.
  • Poner las bases para el siguiente encuentro